Arhivarea electronică conformă legal este un proces tehnic și juridic distinct față de simpla digitizare. Documentele arhivate conform Legii 135/2007 beneficiază de garanții legale de autenticitate și integritate — prin semnătură electronică calificată și marcă temporală — și pot fi folosite ca mijloace de probă în instanță, la audituri și controale.
Autenticitate și integritate garantate juridic pentru documentele dvs.
CE DOCUMENTE POT FI ARHIVATE ELECTRONIC CONFORM LEGII?
Arhiva electronică conform Legii 135/2007 poate conține documente digitale, create direct în format electronic: facturi electronice emise prin RO e-Factura, contracte semnate digital, fișiere PDF generate din sisteme informatice. Sunt arhivate ca atare, fără conversie prealabilă. Condiția de valabilitate diferă în funcție de tipul documentului.
CONDIȚII TEHNICE ȘI LEGALE
Aplicată conform Regulamentului eIDAS (UE) 910/2014 și Legii 214/2024, are efect juridic echivalent semnăturii olografe. Emisă de un prestator de servicii de încredere calificat, este recunoscută în procedurile legale și de audit. În cazul documentelor scanate, semnătura este aplicată de persoana care a realizat conversia, garantând fidelitatea copiei față de original.
Certifică exact momentul la care documentul a fost semnat sau arhivat. Orice modificare ulterioară este detectabilă și demonstrabilă. Reglementată prin Regulamentul eIDAS și Legea 214/2024, garantează că documentul nu a fost alterat după momentul arhivării.
Documentele sunt păstrate într-un mediu redundant, securizat, cu disponibilitate ridicată și trasabilitate completă pe toată perioada legală de păstrare. Administratorul arhivei asigură integritatea, accesibilitatea și un registru complet al operațiunilor.
CINE ARE NEVOIE?
Exemplarul original al facturii este fișierul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Facturile trebuie păstrate minimum 5 ani, cu autenticitatea originii și integritatea conținutului garantate. Sistemul ANAF le păstrează disponibile pentru descărcare doar 60 de zile — arhivarea pe termen lung rămâne responsabilitatea firmei.
Contracte, declarații sau alte documente care pot fi solicitate în proceduri legale. Pentru documentele semnate olograf, o simplă scanare poate avea forță probatorie redusă — arhivarea cu marcă temporală și semnătură electronică întărește valoarea probatorie.
Instituții publice, companii certificate ISO, organizații cu finanțări europene sau obligații de raportare periodică. Arhivarea electronică structurată demonstrează cine a creat documentul, când și că nu a fost modificat.
Documentele de personal au termene de păstrare diferite, uneori de zeci de ani. Arhivarea electronică asigură lizibilitatea și valoarea juridică pe toată durata de păstrare, indiferent de suportul fizic.
Lege fundamentală
Reglementează arhivarea documentelor în formă electronică: condițiile de depunere, păstrare și administrare cu menținerea valorii juridice pe termen lung.
Semnătură electronică
Cadrul juridic actual al semnăturii electronice și serviciilor de încredere. Semnătura calificată are efect echivalent semnăturii olografe.
Marcă temporală
Marca temporală calificată certifică momentul exact al semnării sau arhivării și garantează că documentul nu a fost modificat ulterior.
Norme tehnice
Normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
RO e-Factura
Originalul facturii este fișierul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Păstrarea pe termen lung și garantarea integrității revin firmei.
Protecția datelor
Obligațiile privind accesul controlat, duratele de păstrare și trasabilitatea accesului la documentele care conțin date personale.
Dacă arhivarea electronică conformă legal face parte dintr-un flux mai larg de procesare a documentelor — facturi, contracte, documente HR — Efybia automatizează captarea, procesarea și arhivarea în același sistem, fără intervenție manuală la fiecare document. Arhivarea conform Legii 135/2007 este configurată direct în platformă.
Descoperiți Efybia
Scanarea produce o copie digitală, utilă pentru acces rapid, dar cu forță probatorie limitată. Arhivarea electronică conform Legii 135/2007 conferă documentului valoare juridică prin semnătură electronică calificată, marcă temporală și păstrare la un administrator de arhivă acreditat, în centre de date omologate.
Obligația este de a păstra facturile minimum 5 ani, cu integritate și autenticitate garantate. Cum originalul din e-Factura este fișierul XML sigilat de Ministerul Finanțelor, iar ANAF îl ține disponibil doar 60 de zile, arhivarea electronică este soluția practică de conformare.
Documentele beneficiază de garanții legale de autenticitate și integritate. Semnătura electronică calificată și marca temporală demonstrează cine a depus documentul, când și că acesta nu a fost modificat ulterior. Ele pot fi folosite ca mijloace de probă în instanță și la audituri.
Durata depinde de volumul documentelor, tipurile de fluxuri și integrările necesare. După evaluarea inițială stabilim etapele, calendarul și termenul de punere în funcțiune.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Dacă aveți nevoie să implementați arhivarea electronică conform Legii 135/2007 sau să vă conformați obligațiilor legate de RO e-Factura, ne puteți contacta pentru o evaluare a situației.
