Companiile procesează zilnic tot mai multe documente
Contracte, facturi, cereri, adrese oficiale — însă gestionarea lor a rămas, în mare parte, manuală, fragmentată și vulnerabilă.
Efybia by Heliosoly
O platformă ECM/EIM pentru managementul documentelor și informației
- generare pe bază de șabloane
- înregistrare automată în registratură
- preluare inteligentă a informațiilor
1 SistemUnitartoate documentele șiinformațiile într-un singur loc
Zero Introducerimanualeextragere automată de date
Inteligențăartificialăla baza fiecărui flux
360°Trasabilitatecine, ce, când?
PROVOCĂRI ÎN BUSINESS
Documentele – o resursă critică, gestionată haotic
Informație dispersată, fără backup
Documentele sunt răspândite pe e-mail, foldere locale, calculatoare individuale și arhive fizice. Un hard disk defect, un incendiu sau o simplă neatenție pot lăsa o firmă fără evidențe exact în momentul unui control sau al unui litigiu.
Timp pierdut cu operațiuni repetitive
Un angajat petrece în medie 2,5 ore pe zi, adică aproximativ 30% din programul de lucru, căutând informații. Reconstituirea unui singur document pierdut costă între 350 și 700 de euro, iar problemele legate de documente reduc productivitatea organizațiilor cu peste 21%.
Lipsă de trasabilitate
Fără o evidență clară a cine a creat, modificat, predat sau aprobat un document, responsabilitatea se diluează, apar blocaje între departamente și parteneri, iar în caz de dispută, firma nu poate dovedi nimic.
Fluxuri lente și documente rătăcite
Companiile îndosariază greșit circa 20% din documente, iar un singur act lipsă la o inspecție fiscală poate duce la corectarea obligațiilor fiscale, prin imposibilitatea justificării veniturilor sau cheltuielilor.
Semnarea încă pe hârtie
Documentele se printează doar pentru a fi semnate, apoi se scanează înapoi: circuite de semnare de zile întregi, documente blocate la un semnatar absent și riscuri de validitate juridică în lipsa unei semnături electronice conforme eIDAS.
Risc de conformitate
GDPR sancționează atât pierderea datelor, cât și păstrarea excesivă a documentelor care nu mai sunt necesare, iar distrugerea arhivelor fără respectarea procedurilor legale atrage amenzi. Fără reguli automate de retenție, fiecare document „uitat” în sistem devine un risc.
Peste 70% dintre companii ar da faliment în doar 3 săptămâni dacă și-ar pierde catastrofal arhivele pe hârtie.
Volumul de documente crește, presiunea pe eficiență și conformitate la fel, iar munca hibridă face imposibilă gestionarea pe hârtie sau în foldere locale. Companiile au nevoie de un sistem care nu doar stochează documente, ci le înțelege: le generează, le înregistrează, extrage automat informația, o conectează la procesele organizației și închide circuitul prin semnare electronică. Exact rolul unei platforme ECM/EIM cu inteligență artificială.
CE ESTE EFYBIA?
Mai mult decât un Document
Management System
Efybia este o platformă de Enterprise Content Management (ECM) cu abordare extinsă de Enterprise Information Management (EIM), care gestionează documentele, informația conținută în acestea, precum și procesele și responsabilitățile asociate.
Funcționează ca sistem integrator care leagă documentele, oamenii și aplicațiile existente în organizație.
Pentru cine este Efybia?
Efybia este potrivită în special în organizațiile în care volumul mare de documente și complexitatea proceselor cer mai mult decât stocare și acces, cer interpretarea rapidă a informației și integrarea ei în fluxurile de lucru.
.svg){kind=icon}
Companii multidepartamentale
Volume mari de documente, echipe multiple și procese care trebuie urmărite clar între departamente, în condiții de conformitate și trasabilitate.
.svg){kind=icon}
Instituții publice
Registratură electronică, gestionarea petițiilor, circuitul documentelor și procese administrative care cer structură, claritate și posibilitate de verificare.
.svg){kind=icon}
Organizații supuse auditului
ONG-uri cu finanțări europene, instituții cu obligații de raportare, organizații certificate ISO, entități care lucrează cu cerințe de raportare, controale periodice sau standarde de conformitate și au nevoie de documente și fluxuri ușor de urmărit.
.svg){kind=icon}
Departamente specifice
Financiar-contabil, juridic, HR, logistică sau alte departamente în care documentele circulă constant și este nevoie să fie integrate în fluxuri de lucru mai clare și mai eficiente, pentru a economisi timpul angajaților.
Efybia este utilă în orice companie care pune accentul pe proceduri formalizate.
BENEFICII
Ce câștigă organizația dumneavoastră?
.svg){kind=icon}
Economie de timp
Automatizările, OCR-ul și rutarea documentelor transformă minutele sau orele pierdute în acțiuni executate automat.
.svg){kind=icon}
Zero erori umane
Controlul versiunilor, validările și preluarea automată a datelor reduc greșelile cauzate de operațiuni repetitive.
.svg){kind=icon}
Procesare accelerată
Fluxurile configurabile, notificările și semnăturile duc documentul rapid de la intrare la rezolvare.
.svg){kind=icon}
Ordine în informații
Clasificarea automată și metadatele păstrează informația structurată, ușor de găsit și reutilizat.
.svg){kind=icon}
Trasabilitate completă
Rolurile, istoricul și versionarea arată în orice moment cine, ce și când a făcut o acțiune.
.svg){kind=icon}
Informație pregătită pentru decizie
Datele sunt organizate și livrate către ERP, CRM, rapoarte și oamenii care au nevoie de ele.
SECURITATE ȘI CONFORMITATE
Control demonstrabil asupra informației
Acces pe roluri
Fiecare utilizator vede și poate acționa strict în limitele rolului său. Acces pe utilizator, departament, tip de document sau o combinație a acestora. Nimeni nu vede mai mult decât are dreptul.
Versionare automată
Fiecare modificare a unui document creează o versiune nouă. Versiunea activă este întotdeauna clară, iar istoricul este complet și nemodificabil.
Jurnal complet de audit
Cine a deschis, modificat, aprobat sau arhivat un document? Totul este înregistrat automat Jurnalul nu poate fi modificat retroactiv.
Politici de retenție
Termenele de păstrare sunt configurate per tip de document și respectate automat, fără intervenție manuală. La expirarea termenului de păstrare, documentele intră într-un flux controlat de verificare și selecționare.
Arhivare conform Legii 135/2007
Documentele sunt arhivate cu semnătură digitală calificată, marcă temporală și metadate obligatorii. Valoare juridică deplină.
Conformitate GDPR
Politici de acces, dreptul la ștergere, pseudonimizare, trasabilitate a accesului la date personale, toate susținute structural în platformă.
Criptare date
Datele sunt protejate atât în repaus, cât și în tranzit. Platforma funcționează într-un cadru securizat, cu mecanisme de control la nivel fizic și logic.
Backup și disponibilitate
Mecanismele de replicare și backup contribuie la protejarea datelor și la continuitatea operațională. Informațiile pot fi recuperate în scenarii de incident, în funcție de arhitectura de implementare aleasă.
Efybia — Module și funcționalități
Platformă de arhivare electronică și management al documentelor, găzduită în centru de date autorizat din România. Funcționalitățile sunt organizate în trei module, corespunzătoare pachetelor Standard, Business și Enterprise — fiecare pachet include modulele anterioare.
Inclus în pachetele Standard, Business și Enterprise — fundația platformei: arhivare electronică legală, organizare și securitate.
Arhivare electronică conform Legii nr. 135/2007, cu backup în centru de date secundar.
Alegeți pachetul Efybia potrivit pentru dvs.
Platformă de arhivare electronică și management al documentelor, găzduită în centru de date autorizat din
România.
| Funcționalități și specificații în platformă | |||
|---|---|---|---|
| Funcționalități și specificații în platformă | StandardArhivă digitală conformă legal | RECOMANDATBusinessColaborare & semnătură electronică | EnterpriseAutomatizare completă documente |
| Stocare în centru de date autorizat ADR | |||
| Management și organizare arhivă | |||
| Control și partajare securizată a documentelor și dosarelor | |||
| Căutare full-text și filtrare avansată | |||
| Audit complet al acțiunilor utilizatorilor | |||
| Documente asociate | |||
| Extragere automată de metadate | 200 doc / lună | 1.000 doc / lună | La cerere |
| Aprobare și semnătură electronică avansată și calificată | — | ||
| Editare colaborativă documente Word și Excel | — | ||
| Registratură electronică | — | — | |
| Fluxuri automate cu reguli configurabile pe organigramă | — | — | |
| Digital Mailroom | — | — | |
| Integrare cu sistemele existente | — | — | |
DOCUMENT LIFECYCLE MANAGEMENT
Ciclul de viață al documentului în 8 etape
Efybia urmărește fiecare etapă din ciclul de viață al documentului, de la preluare și procesare până la arhivare, retenție și audit, cu trasabilitate clară asupra fiecărei acțiuni.
Etapa 1 / 8
Captură
Preluare din surse diverse: documente fizice, fișiere digitale, șabloane, e-mail, API, hot folder, RO e-Factura.
IMPLEMENTARE
Adaptată fiecărei organizații
.svg){kind=icon}
Implementare etapizată
Implementarea poate începe cu procesele prioritare și poate fi extinsă etapizat, în funcție de nevoile organizației, fără să fie afectat modul de lucru.
.svg){kind=icon}
Integrare cu sistemele existente
Spații autorizate de Arhivele Naționale, cu microclimat controlat, securitate 24/7 și acces la document în câteva ore.
.svg){kind=icon}
Cloud sau hybrid
Modelul de livrare se alege în funcție de nevoile organizației: infrastructură proprie, cloud sau combinație între cele două.
Odată finalizată etapa inițială de configurare, utilizatorul poate defini și modifica fluxurile standard direct din interfață (low-code)
fără intervenția unui programator. Efybia permite configurarea proceselor prin setări și reguli vizuale, la nivelul echipei operaționale.
Întrebări frecvente
Un DMS stochează și organizează documente. Efybia face mai mult: extrage informațiile din documente cu ajutorul inteligenței artificiale, le introduce în fluxuri configurate și le transmite în sistemele existente ale organizației. Documentele nu sunt doar stocate, ci integrate activ în operațiuni.
Cu orice format: documente scanate, fișiere Word, PDF, imagini JPG/PNG, facturi primite prin e-mail sau din RO e-Factura, documente din sisteme ERP sau CRM. Indiferent de canal sau format, informația este preluată și procesată uniform.
Implementarea poate începe cu procesele prioritare și se extinde etapizat. Nu necesită înlocuirea sistemelor existente. Efybia se conectează la infrastructura deja utilizată în organizație.
Accesul este configurat pe roluri: fiecare utilizator vede și poate acționa strict în limitele definite, pe utilizator, departament sau tip de document. Orice acțiune este înregistrată automat în jurnalul de audit.
Da. Platforma susține arhivarea electronică conform Legii 135/2007, cu semnătură digitală calificată și marcă temporală. Sunt acoperite și cerințele GDPR, inclusiv trasabilitatea accesului la date personale, dreptul la ștergere și pseudonimizarea.
Da. Prin API-uri dedicate, Efybia poate prelua date din alte aplicații și transmite rezultatele procesării în formatele necesare. O factură primită prin e-mail poate ajunge direct în ERP, fără intervenție manuală.
Efybia by Heliosoly
Documentele dumneavoastră pot lucra mai inteligent.
Spuneți-ne cum circulă informația în organizație, iar noi vă arătăm unde poate Efybia să elimine operațiunile manuale, întârzierile și riscurile.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare