Documente cu termen permanent
Cataloagele școlare, diplomele, certificatele de absolvire și registrele matricole se păstrează permanent. Fără condiții adecvate, se pot degrada și deveni ilizibile.
Soluții industrii - educație
Arhivă școlară conformă, acte de studii și pregătire pentru inspecții
Unitățile de învățământ produc anual documente cu termene de păstrare foarte lungi. Cererile de acte de studii pot apărea după zeci de ani, iar inspecțiile cer acces imediat la documentație completă.
Permanentpăstrarea cataloagelor și diplomelor
< 24heliberarea actelor din arhiva electronică
100%documentație accesibilă pentru inspecții
30 anitermen minim pentru dosarele elevilor
Contextul real
Provocarea documentară în școală și universitate
Documentele istorice rămân la fel de importante ca cele curente atunci când un absolvent solicită acte de studii sau când instituția trece printr-o inspecție.
Cereri de la foști absolvenți
Un absolvent poate solicita foaia matricolă după zeci de ani. Dacă arhiva este neindexată, identificarea dosarului durează, iar rezultatul rămâne incert.
Inspecții școlare
Inspecțiile cer acces la cataloage, planuri de învățământ, state de funcții și procese-verbale. Documentația trebuie să fie completă și disponibilă imediat.
Digitalizarea educației
Adoptarea proceselor electronice trebuie făcută fără pierderea valorii juridice a documentelor și fără a compromite păstrarea originalelor necesare.
Arhive istorice
Universitățile și liceele cu tradiție dețin arhive de zeci sau sute de ani, cu valoare academică și istorică, ce necesită condiții speciale de conservare.
Secretariat suprasolicitat
Personalul secretariatelor petrece mult timp căutând documente și completând adeverințe, în loc să susțină activitatea educațională curentă.
Servicii aplicate
Soluții pentru unitățile de învățământ
De la depozitarea autorizată a cataloagelor până la dosarul electronic al elevului și procesarea cererilor de acte de studii, acoperim întregul ciclu documentar școlar.
Arhivare fizică
Depozitare autorizată pentru documentele permanenteCataloagele, diplomele și registrele matricole sunt preluate, prelucrate arhivistic și depozitate în spații autorizate, cu microclimat controlat și acces organizat.
Digitizare
Cataloage și foi matricole scanate și indexateArhivele sunt digitizate și indexate după elev sau student, an de studiu și tip de document, astfel încât cererile să fie soluționate fără căutare manuală.
Efybia - Secretariat
Procesarea cererilor pentru acte de studiiEfybia înregistrează cererea, localizează documentul, îl trimite spre semnare și îl livrează solicitantului printr-un flux controlat.
Efybia - Dosar elev
Dosar digital pentru fiecare elevFișa de înscriere, cataloagele, cererile și scutirile sunt reunite într-un dosar electronic, accesibil secretariatului, conducerii și personalului autorizat.
Efybia - Documente instituționale
Documentele școlii organizate și accesibileStatele de funcții, planurile de învățământ, procesele-verbale și hotărârile sunt organizate, versionate și disponibile rapid în timpul inspecțiilor.
Documente gestionate
Tipuri de documente și termene
Cataloage școlare
Termen: permanent
Diplome și certificate de absolvire
Termen: permanent
Registre matricole
Termen: permanent
Dosare de personal didactic
Termen: 50 ani
Fișe de înscriere ale elevilor
Termen: 30 ani
Procese-verbale ale Consiliului Profesoral
Termen: 10 ani
Planuri de învățământ
Termen: 10 ani
State de funcții
Termen: 50 ani
Cadrul legal
Legislația relevantă în educație
Arhivare școlară
Legea 16/1996 și reglementările Ministerului Educației
Cadrul arhivistic stabilește obligațiile și termenele de păstrare pentru documentele unităților de învățământ, inclusiv pentru documentele cu valoare permanentă.
Acte de studii
Regulamentul privind regimul actelor de studii
Reglementează emiterea și eliberarea actelor de studii și obligația unității de a păstra documentația care stă la baza emiterii lor.
Datele elevilor
GDPR 2016/679 aplicat unităților de învățământ
Datele elevilor și studenților trebuie protejate, iar accesul la dosarele personale trebuie limitat la personalul autorizat și gestionat conform drepturilor persoanelor vizate.
Digitalizare
Cadrul național pentru digitalizarea educației
Trecerea la documente electronice trebuie realizată cu păstrarea integrității, trasabilității și valorii juridice cerute pentru documentele educaționale.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Cataloagele, diplomele, certificatele de absolvire și registrele matricole au termene de păstrare permanente și stau la baza cererilor ulterioare de acte de studii.
Da. Digitizăm cataloagele și dosarele elevilor, inclusiv documente vechi sau fragile. Arhiva electronică permite căutarea după nume, an de studiu și tip de document, iar originalele rămân păstrate corespunzător.
Cererea este înregistrată, documentul este localizat în arhiva digitală și trimis în fluxul de aprobare și eliberare, fără căutarea manuală prin cutiile arhivei fizice.
Pot fi solicitate cataloage, planuri de învățământ, state de funcții, procese-verbale, fișe de evaluare și documentația SSM. Efybia le organizează și le face disponibile persoanelor autorizate.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Evaluarea arhivei școlare
Dacă gestionați volume mari de documente școlare sau aveți nevoie să pregătiți arhiva înaintea unei inspecții, ne puteți contacta pentru o evaluare a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare