Procesarea manuală a facturilor
Fiecare factură primită este descărcată, verificată, introdusă în ERP, trimisă spre aprobare și arhivată. La volume mari, procesul consumă sute de ore și creează puncte de eroare.
Soluții industrii - financiar-bancar
Arhivare documente financiare și automatizarea fluxurilor
Departamentele financiare gestionează volume în creștere și documente cu cerințe stricte. De la captarea facturilor până la integrarea datelor în ERP, fiecare etapă poate fi automatizată și organizată pentru acces rapid și conformitate.
5 anitermen general pentru documentele contabile
60 zileacces direct la fișiere în RO e-Factura
0introduceri manuale cu Efybia activ
< 2hprocesarea unei facturi în flux automat
Contextul real
Ce consumă timp și generează risc în financiar-contabil
Departamentele financiare au o problemă de volum, viteză și conformitate. Fiecare întârziere în procesare poate produce costuri și blocaje în relația cu furnizorii.
Gestionarea RO e-Factura
Fișierele XML și mesajele sistemului trebuie descărcate, organizate și asociate corect proceselor interne, astfel încât documentele să rămână accesibile și verificabile.
Dosare de credit și contracte
Dosarele financiare includ documente cu cerințe diferite de păstrare și acces. Fără o evidență centralizată, informațiile devin greu de localizat în timpul unui audit.
Reconcilieri și raportare
Extragerea manuală a datelor din documente pentru raportările către management sau autorități consumă resurse și crește riscul neconcordanțelor.
Audit și control
Controalele cer documentație accesibilă, completă și corelată cu înregistrările contabile. Un document nelocalizat la timp poate genera întârzieri și risc operațional.
Fluxuri de aprobare lente
O factură care circulă prin e-mail între mai mulți aprobatori își pierde contextul și poate întârzia la plată, afectând relația cu furnizorii.
Servicii aplicate
Cum abordăm fluxul financiar
Fiecare componentă rezolvă o problemă specifică și poate fi implementată separat sau împreună cu celelalte, în funcție de procesele existente.
Arhivare fizică și depozitare
Documente financiare în spații autorizateDosarele de credit, contractele și documentele contabile sunt prelucrate arhivistic și depozitate în spații autorizate, cu termene urmărite și acces organizat.
Arhivare electronică
Documente electronice integre și accesibileFacturile și documentele asociate sunt păstrate electronic cu metadatele și mecanismele necesare pentru integritate, trasabilitate și prezentare la control.
Efybia - Captură facturi
Captură automată din toate surseleEfybia preia facturile din e-mail, RO e-Factura și alte surse configurate. OCR și AI extrag furnizorul, numărul, data, valoarea, TVA-ul și contul IBAN.
Efybia - Flux de aprobare
Aprobare electronică și trasabilitateFactura intră automat în fluxul stabilit, cu notificări, aprobare digitală și istoric complet al persoanelor și momentelor implicate.
Efybia - Integrare ERP
Date transmise direct sistemului contabilDatele validate sunt transmise către ERP în formatul cerut, reducând reintroducerea manuală și timpul dintre primirea facturii și înregistrarea ei.
Efybia - Raportare
Agregare automată pentru rapoarteDatele extrase sunt reunite în rapoarte configurabile pentru management și procesele de raportare, fără consolidări manuale din sisteme multiple.
Documente gestionate
Tipuri de documente și termene legale
Facturi, inclusiv RO e-Factura
Termen general: 5 ani, conform legislației contabile în vigoare
Registre contabile obligatorii
Termen general: 5 ani
Dosare de credit
Termen: conform tipului de dosar și reglementărilor aplicabile
Contracte financiare
Termen: conform obligațiilor contractuale și legale aplicabile
State de salarii
Termen general: 5 ani, potrivit Legii contabilității
Extrase de cont și ordine de plată
Termen general: 5 ani
Documente justificative
Termen general: 5 ani
Documente pentru garanții bancare
Termen: durata garanției și perioada stabilită prin politica aplicabilă
Cadrul legal
Legislația aplicabilă în financiar-contabil
RO e-Factura
OUG 120/2021, cu modificările ulterioare
Reglementează funcționarea sistemului RO e-Factura și obligațiile de transmitere. Fișierele sunt disponibile direct în sistem timp de 60 de zile, apoi pot fi solicitate din arhiva acestuia.
Documente financiar-contabile
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25
Registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Păstrare electronică
Ordinul nr. 2.634/2015 și Legea 135/2007
Documentele financiar-contabile pot fi păstrate electronic dacă pot fi listate la nevoie. Regimul arhivei electronice legale se aplică atunci când organizația utilizează acel cadru specific.
Semnătură electronică
Regulamentul eIDAS și legislația națională aplicabilă
Semnăturile electronice și serviciile de încredere susțin identificarea semnatarului, integritatea documentelor și trasabilitatea fluxurilor digitale.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Fișierele XML sunt disponibile direct în RO e-Factura timp de 60 de zile, iar ulterior pot fi solicitate din arhiva sistemului. Pentru continuitate operațională și acces rapid la audit, organizațiile le pot descărca și păstra în arhiva proprie, conform politicii și termenelor legale aplicabile.
Regula generală actuală este de 5 ani pentru registrele contabile obligatorii și documentele justificative, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Pentru anumite dosare pot exista reguli speciale.
Efybia preia facturile din canalele configurate, extrage automat datele relevante, le validează, le trimite în fluxul de aprobare și poate transmite informațiile către ERP.
Da. Integrarea se configurează în funcție de interfețele și formatul acceptat de sistemul existent, astfel încât datele validate să fie transmise fără reintroducere manuală.
Acestea pot fi prelucrate și depozitate în spații autorizate sau digitizate și incluse într-o arhivă electronică, cu respectarea termenelor încă aplicabile.
Da, dacă sunt păstrate în condiții care le mențin lizibile, integre și accesibile și dacă pot fi prezentate sau listate la solicitarea organelor de control.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Evaluarea fluxului de facturi
Dacă gestionați volume mari de facturi sau aveți nevoie să organizați arhiva financiară, ne puteți contacta pentru o analiză a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare