Acces lent la dosarul pacientului
Dosarul fizic poate fi într-o altă secție decât pacientul. Transportul durează, există risc de pierdere, iar accesul simultan al mai multor specialiști nu este posibil.
Soluții industrii - sănătate și medical
Arhivarea documentelor medicale și gestionarea dosarului pacientului
Unitățile medicale gestionează documente sensibile, volume în creștere și cerințe stricte de acces. Organizarea dosarului pacientului trebuie să susțină actul medical, drepturile pacientului și protecția datelor privind sănătatea.
48htermen maxim pentru copiile solicitate de pacient
24/7acces controlat la dosarul digital
100%trasabilitatea accesărilor și modificărilor
GDPRprotecție specială pentru datele de sănătate
Contextul real
Ce blochează eficiența în unitățile medicale
Decizia medicală depinde de informații complete, disponibile rapid și numai persoanelor autorizate. Întârzierile sau dosarele nelocalizate afectează direct activitatea clinică.
Termene diferite de păstrare
Documentele medicale se gestionează conform nomenclatorului arhivistic și regulilor aplicabile fiecărei specialități. Fără evidență, spațiul crește și documentele devin greu accesibile.
Evaluări și controale
Evaluările de calitate și controalele DSP sau CNAS necesită documentație completă și disponibilă. Dosarele nelocalizate și evidența incompletă generează risc operațional.
GDPR și datele medicale
Datele privind sănătatea sunt categorie specială de date. Accesul trebuie limitat, justificat și înregistrat, iar incidentele gestionate conform obligațiilor legale.
Radiografii și imagistică
Suporturile fizice se pot degrada și necesită condiții speciale. Digitizarea facilitează conservarea și accesul controlat din punctele autorizate.
Administrație medicală
Biletele de trimitere, rezultatele, certificatele și formularele produc un volum administrativ mare. Gestionarea manuală consumă timp care poate fi folosit pentru îngrijirea pacienților.
Servicii aplicate
Soluții pentru arhiva medicală și dosarul pacientului
De la arhivarea fizică a dosarelor până la digitizare, acces controlat și automatizarea documentelor administrative medicale.
Arhivare fizică
Dosare medicale în depozitare autorizatăDosarele sunt prelucrate arhivistic și depozitate în spații autorizate, cu condiții controlate, evidență clară și acces fizic sau scanat la cerere.
Digitizare
Scanarea fișelor, imaginilor și rezultatelorDocumentele existente sunt digitizate și indexate după identificatorul pacientului, numărul dosarului și perioadă, pentru acces rapid din secțiile autorizate.
Arhivare electronică
Integritate și trasabilitate pentru documentele digitaleDocumentele digitizate sau generate electronic sunt păstrate cu metadate, controale de integritate, acces securizat și istoric auditabil.
Efybia - Dosar pacient
Dosar electronic accesibil pe roluriEfybia reunește documentele pacientului și controlează accesul pe rol. Personalul medical și administrativ vede numai informațiile necesare atribuțiilor sale.
Efybia - Flux administrativ
Procesarea documentelor administrativeFormularele, cererile și biletele sunt capturate, indexate și distribuite automat, cu semnare electronică și arhivare la finalul fluxului.
Documente gestionate
Tipuri de documente medicale și termene
Foi de observație și fișe medicale
Termen: conform nomenclatorului arhivistic aprobat
Protocoale operatorii
Termen: conform nomenclatorului și regulilor specifice
Radiografii și imagistică medicală
Termen: conform tipului de investigație și regulilor aplicabile
Rezultate de laborator
Termen: conform nomenclatorului unității
Bilete de externare
Termen: conform dosarului medical aferent
Rețete și bilete de trimitere
Termen: conform reglementărilor și nomenclatorului aplicabil
Documente de internare
Termen: conform nomenclatorului arhivistic aprobat
Consimțăminte informate
Termen: conform procedurii medicale și nomenclatorului
Cadrul legal
Legislația aplicabilă în sănătate
Drepturile pacientului
Legea 46/2003 și Ordinul MS 1.410/2016
Pacientul are acces la datele medicale proprii, iar copiile documentelor solicitate se eliberează de unitatea sanitară în maximum 48 de ore de la înregistrarea cererii.
Date privind sănătatea
Regulamentul GDPR 2016/679, art. 9
Datele privind sănătatea fac parte din categoriile speciale de date și necesită un temei adecvat, acces limitat și măsuri sporite de securitate și confidențialitate.
Evidență și păstrare
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996
Documentele se grupează și se păstrează conform nomenclatorului arhivistic aprobat al unității și reglementărilor specifice activității medicale.
Arhivare electronică
Legea 135/2007, atunci când se utilizează arhiva electronică legală
Cadrul stabilește cerințe pentru documentele păstrate într-o arhivă electronică legală, inclusiv integritate, metadate, securitate și trasabilitate.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Nu există un singur termen general aplicabil tuturor documentelor medicale. Durata se stabilește în funcție de tipul documentului, nomenclatorul arhivistic aprobat al unității și reglementările specifice specialității.
Da. Dosarele, fișele și suporturile imagistice pot fi digitizate și indexate. Originalele se păstrează sau se gestionează în continuare conform termenelor și procedurilor aplicabile.
Accesul este acordat pe roluri, datele sunt protejate tehnic, iar operațiunile sunt înregistrate. Configurația finală se stabilește împreună cu unitatea medicală și responsabilul pentru protecția datelor.
Documentele sunt indexate și pot fi localizate rapid, iar rapoartele de evidență și istoricul accesului susțin demonstrarea procedurilor aplicate de unitate.
Da. Integrarea cu HIS sau alte sisteme se configurează în funcție de interfețele disponibile, regulile de securitate și responsabilitățile stabilite de unitatea medicală.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Evaluarea arhivei medicale
Dacă gestionați volume mari de dosare medicale sau aveți nevoie să organizați accesul și păstrarea lor, ne puteți contacta pentru o evaluare a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare