Volume masive de documente
O primărie sau instituție publică acumulează zeci de mii de documente anual. Fără nomenclator arhivistic actualizat și proceduri clare, arhiva fizică poate crea probleme.
Soluții arhivare - administrație publică
Arhivă instituțională
Instituțiile publice gestionează volume mari de documente cu termene de păstrare lungi și obligații legale multiple. Registrele de hotărâri, dosarele de achiziții publice, planurile de urbanism și petițiile fac parte dintr-un flux documentar reglementat, unde termenele de răspuns și accesul rapid la documente sunt cerințe legale.
30 de ziletermen legal răspuns petiții
100%transparență / Legea 544/2001
Permanenttermen de păstrare registre documente
500+clienți, inclusiv instituții publice
Contextul real
Provocările în sectorul public
Instituțiile publice produc și gestionează unul dintre cele mai mari volume de documente din orice sector. Constrângerile bugetare, personalul limitat și obligațiile legale multiple creează presiune constantă pe procesele legate de documente.
Transparență și răspuns la petiții
Legea 544/2001 impune termene de 10 și 30 de zile pentru răspuns la cererile de acces la informații publice. Un document găsit după 25 de zile nu lasă timp pentru un răspuns de calitate.
Audit Curtea de Conturi
Auditorii cer acces la contracte de achiziții publice, hotărâri, execuții bugetare și documentele justificative. Documentația nelocalizată sau neconformă generează observații sau sancțiuni.
Dosare de urbanism
Planuri de urbanism, autorizații de construire, certificate de urbanism sunt documente solicitate frecvent, cu termene de păstrare lungi.
Eficiență bugetară
Resursele sunt limitate. Timpul angajaților consumat cu căutarea, copierea și transmiterea documentelor este un cost care nu produce valoare pentru cetățeni.
Managementul petițiilor
O primărie poate primi sute de petiții lunar. Fără un sistem, termenele se urmăresc în Excel, petițiile se rătăcesc între departamente, răspunsurile întârzie.
Servicii aplicate
Soluții pentru instituțiile publice
Avem experiență directă cu instituții publice și cunoaștem cadrul legislativ specific, procedurile Arhivelor Naționale și constrângerile sectorului. Soluțiile sunt adaptate acestui context.
Arhivare fizică
Prelucrare arhivistică completăInventariere, sortare, constituire dosare, legare, numerotare, certificare, inventariere electronică și etichetare cu cod de bare. Elaborare sau actualizare nomenclator arhivistic, cu obținerea avizului Arhivelor Naționale.
Depozitare autorizată
Arhiva instituției în spații conformeDocumentele prelucrate sunt depozitate în spații autorizate, cu condiții tehnice conforme legii. Accesul funcționarilor și al auditorilor este organizat și documentat.
Digitizare
Documente de urbanism și registre în format digitalDocumentele prelucrate sunt depozitate în spații autorizate, cu condiții tehnice conforme legii. Accesul funcționarilor și al auditorilor este organizat și documentat.
Efybia - Petiții
Gestionare electronică a petițiilorEfybia preia petițiile la intrare (hârtie sau electronic), le distribuie automat departamentului responsabil, urmărește termenul de răspuns și notifică la apropierea scadenței. Raport complet al petițiilor cu un singur click.
Efybia - Achiziții
Dosare electronice de achiziții publiceToate documentele aferente unei proceduri de achiziție publică, într-un dosar electronic unic: caiet de sarcini, oferte, contracte, acte adiționale, facturi, procese-verbale de recepție. Acces instant la documente în cazul unui audit al Curții de Conturi.
Documente gestionate
Tipuri de documente și termene legale
Registre de hotărâri ale consiliului local
Termen: permanent
Dosare de achiziții publice
Termen: 10 ani după încheierea contractului
Autorizații de construire
Termen: permanent
Planuri de urbanism (PUG, PUZ)
Termen: permanent
Petiții și răspunsuri
Termen: 5 ani
Cadrul legal
Legislația relevantă
Arhivare obligatorie
Legea 16/1996 — Legea Arhivelor Naționale
Toate instituțiile publice au obligația de a arhiva documentele conform nomenclatorului arhivistic aprobat de Arhivele Naționale. Nerespectarea atrage sancțiuni contravenționale.
Transparență
Legea 544/2001 privind liberul acces la informații
Orice cetățean are dreptul la acces la informații publice. Termenul de răspuns este de 10 zile (răspuns simplu) sau 30 de zile (răspuns complex). Accesul rapid la documente este condiția respectării acestor termene.
Achiziții publice
Legea 98/2016 privind achizițiile publice
Dosarele de achiziții publice trebuie păstrate minimum 5 ani după finalizarea contractului. Curtea de Conturi și alte organisme de audit pot solicita orice document din procedura de achiziție.
Semnătură electronică
Legea 455/2001 și Regulamentul eIDAS
Documentele emise de instituțiile publice pot fi semnate electronic cu semnătură calificată, cu valoare juridică deplină. Petițiile și răspunsurile pot fi gestionate complet electronic.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Toate instituțiile publice au obligația de a elabora și respecta un nomenclator arhivistic aprobat de Arhivele Naționale, de a păstra documentele pe termenele stabilite și de a organiza procedura de selecționare a documentelor cu termenul expirat. Nerespectarea atrage sancțiuni contravenționale.
Efybia înregistrează fiecare petiție la intrare, o distribuie automat departamentului responsabil și urmărește termenul de răspuns. Notificările automate avertizează cu suficient timp înainte de scadență. Rapoartele de petiții sunt disponibile oricând pentru management.
Prin platforma Heliosoly, documentele solicitate la audit sunt localizate și prezentate în câteva minute. Dosarele de achiziții publice sunt organizate complet și electronic. Rapoartele de evidență a arhivei pot fi generate automat.
Da. Realizăm prelucrarea arhivistică și digitizarea arhivelor instituțiilor publice, inclusiv documente vechi sau deteriorate. Fondurile arhivistice mari sunt tratate etapizat, cu plan de lucru agreat și raportare periodică.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Solicitați o evaluare gratuită a arhivei instituționale
Dacă gestionați volume mari de documente sau aveți nevoie să puneți arhiva în ordine, ne puteți contacta pentru o evaluare a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare